更新時間：2025-05-04 18:46:05
系統(tǒng)軟件開發(fā)
613文檔，無論是電子文檔還是紙質(zhì)文檔，都是任何業(yè)務的重要組成部分。有時，管理來自多個來源的業(yè)務信息可能是一項艱巨的任務。根據(jù)您的業(yè)務性質(zhì)，捕獲、存儲和檢索紙質(zhì)和電子文檔的文檔管理(DM) 解決方案可以為您的組織帶來許多關(guān)鍵優(yōu)勢。
文件管理系統(tǒng)的好處有哪些？
1.減少存儲空間
企業(yè)財產(chǎn)成本不斷增加，存儲紙質(zhì)文檔的成本也在增加?；谲浖奈臋n管理解決方案(DMS) 可以減少對文件柜、文件箱和存儲箱的需求，對于任何企業(yè)來說都是寶貴的資產(chǎn)，可以釋放寶貴的辦公空間。必須以硬拷貝形式保存的文檔通常可以存儲在較便宜的位置，例如異地倉庫或金庫。
2.增強的安全性
文件安全對于許多企業(yè)來說至關(guān)重要。 DMS 可以更好地控制敏感文檔?？梢栽谖募A級別控制不同組或個人對文檔的訪問。此外，DMS 還會留下審計線索，記錄文檔的查看者、訪問時間以及修改方式。托管文檔具有高度可追溯性，并且可以標記為自動警報。
3.改善合規(guī)性
某些文檔的合規(guī)性要求可能非常復雜。不遵守規(guī)定可能會導致罰款、吊銷執(zhí)照，在某些情況下還會導致刑事責任。 DMS 可以降低不合規(guī)風險。例如，記錄保留時間表可以自動化，新文檔可以更輕松地分類和存儲。
4.更容易檢索
搜索和檢索文檔非常耗時- 我們都知道時間就是金錢。事實上，查找錯誤歸檔文件和復制丟失文件的成本與紙質(zhì)文件的平均處理時間有關(guān)。專業(yè)人士花費大量時間尋找但只需要很短時間閱讀的信息。適合您企業(yè)的文檔管理解決方案可以是一個強大且節(jié)省時間的工具。根據(jù)WhiteCode 實現(xiàn)的無代碼解決方案，DMS 可以通過文檔中的單詞或短語檢索文件（全文搜索），或者DMS 可以將索引類別應用于文檔或文件夾。與業(yè)務應用程序更輕松的集成有助于訪問關(guān)鍵信息。 DMS 還提供遠程訪問文檔的機會。只要有互聯(lián)網(wǎng)連接，幾乎可以從任何地方訪問文檔。
5.更好的協(xié)作
有了DMS，信息共享和協(xié)作將變得更加容易?？梢詮亩鄠€位置訪問從不同來源捕獲的文檔。電子成像使得通過電子郵件或網(wǎng)絡共享文檔成為可能。 DMS 提供了對業(yè)務流程的更高可視性，并實現(xiàn)更好的工作流程監(jiān)控?？梢栽试S和監(jiān)控外部用戶的授權(quán)訪問。 DMS 還提供版本控制功能，允許在需要時恢復同一文檔的舊版本。
6.更好的備份和災難恢復
任何文檔管理解決方案都應包括數(shù)據(jù)備份和災難恢復計劃。使用數(shù)字檔案作為備份可以保護紙質(zhì)文檔免受火災、洪水和其他災難的影響。借助DMS，文檔具有高度可追溯性，并且可以在多種條件下進行追蹤。
另外，由于圖像文檔集中存儲，因此查看后不會丟失或放錯地方。文件不太可能被錯誤提交，如果是這樣，可以使用交叉引用更輕松地找到它們。文檔在進入系統(tǒng)時可以進行數(shù)字化和存檔。
7.無形資產(chǎn)
文檔管理系統(tǒng)的無形效益僅包括：靈活性、競爭力、改善的客戶關(guān)系、安心、時間寶貴，節(jié)省時間是DMS的絕對優(yōu)勢，它往往直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的提高。更快、更高效的文檔檢索可提高員工士氣并提高客戶滿意度。此外，文檔管理解決方案還可以擴展，以滿足任何企業(yè)不斷變化的需求。
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